資料依頼メールは、社内外のビジネスコミュニケーションで頻繁に使う重要なツールです。しかし、「どう書けば丁寧で分かりやすいか」「返信がもらいやすい文面は何か」と悩む方も少なくありません。
この記事では、社内向け・社外向けのフルバージョン例文を多数紹介し、件名の付け方やフォローアップメールまで詳しく解説します。目的別テンプレートも掲載しているため、コピー＆調整するだけで即実践可能です。
丁寧さと明確さを意識した文章構成で、相手に好印象を与え、スムーズに資料を入手できるメール術をマスターしましょう。初心者でも安心して使えるフルガイドです。
資料依頼メールとは？目的と基本マナーを理解しよう
ビジネスの現場では、商品説明書や企画書などをメールで依頼することがよくあります。
「資料依頼メール」とは、相手に対して必要な情報やデータの提供を丁寧にお願いするビジネス文書のひとつです。
この章では、まず資料依頼メールの目的と、社会人として押さえておくべき基本マナーについて整理していきます。
資料依頼メールの役割と重要性
資料依頼メールの主な目的は、相手に必要な資料を明確かつ丁寧に依頼し、スムーズな業務進行を実現することです。
依頼内容が不明確だったり、トーンが雑だと、相手に誤解を与えたり、返信が遅れてしまう原因になります。
反対に、適切な表現で送れば、相手に信頼感を与え、今後のやり取りもスムーズになります。
つまり「依頼の明確さ」と「丁寧さ」が、ビジネスを前に進めるカギです。
| 良いメール | 悪いメール |
|---|---|
| 目的と期限が明確で、感謝の言葉がある | 要件のみで、相手への配慮がない |
| 件名・署名が整っていて一目でわかる | 件名が曖昧、署名なしで不親切 |
依頼時に押さえるべきビジネスマナーの基本
資料依頼メールには、いくつかのマナーがあります。
基本を押さえることで、誰に対しても失礼のない依頼ができます。
- 件名は「【依頼】」を入れて簡潔に：目的をすぐに理解してもらえるようにします。
- 本文は短くても構成を意識：「挨拶 → 依頼内容 → 期限 → 感謝」で整えると伝わりやすいです。
- 返信先・署名を明記：相手が迷わず返信できるようにしましょう。
特に初めて依頼する相手には、会社名や所属部署を必ず書くのがマナーです。
丁寧な依頼メールは「相手への思いやり」を形にするものとも言えます。
この意識を持つだけで、メールの印象は大きく変わります。
資料依頼メールの書き方【基本構成と注意点】
資料をお願いするメールは、シンプルに見えて意外と奥が深いものです。
この章では、ビジネスの現場で相手に伝わりやすい資料依頼メールの基本構成と、よくある注意点を整理していきます。
「何を」「いつまでに」「どんな目的で」依頼するかを明確にすることで、相手の負担を減らし、スムーズなやり取りができます。
件名の書き方と効果的な例
件名は、相手が受信ボックスで最初に目にする部分です。
ここで内容が一目で分かるようにすると、返信スピードが大きく変わります。
| 目的 | おすすめ件名例 |
|---|---|
| 新規取引先への依頼 | 【依頼】〇〇サービスに関する資料送付のお願い |
| 社内での依頼 | 【資料共有】〇〇会議用データの送付について |
| フォローアップ | 【再送】先日の資料依頼についてご確認のお願い |
件名のポイントは、「目的＋期限（または内容）」を短くまとめることです。
例えば「【依頼】カタログ資料（1月20日まで）」のように書くと、相手が優先度をすぐに判断できます。
本文構成の基本ルール（挨拶・目的・期限・締め）
本文は、相手に負担をかけずに読めるよう構成が大切です。
基本の流れは以下の4ステップで覚えましょう。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| ① 挨拶 | 「いつもお世話になっております」など、関係性に合った一文を添える。 |
| ② 依頼内容 | 何の資料を求めているか、目的を具体的に伝える。 |
| ③ 期限・形式 | いつまでに欲しいか、ファイル形式の希望などを明示。 |
| ④ 締めの言葉 | 感謝やお願いの一文で丁寧に終える。 |
例えば、次のように構成すると読みやすくなります。
例文（基本構成）
件名：【依頼】〇〇サービスの資料送付のお願い
〇〇株式会社
営業部 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の山本と申します。
現在、貴社の〇〇サービスの導入を検討しており、詳細資料をご送付いただけますでしょうか。
可能であれば、1月20日（金）までにメール添付にてお送りいただけますと幸いです。
お忙しい中恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社□□ 営業部
山本健一
Mail：yamamoto@xx.co.jp
Tel：03-0000-0000
―――――――――――――
このように、「依頼の理由」＋「期限」＋「感謝」をセットで入れると、印象の良いメールになります。
依頼の伝え方で印象が変わる理由
同じ内容でも、言葉の選び方で相手の受け取り方は大きく変わります。
たとえば「資料をください」では事務的ですが、「資料をご送付いただけますでしょうか」と表現すると、柔らかく丁寧な印象になります。
ビジネスメールでは、「お願い」より「ご依頼申し上げます」などの敬語を使うとより丁寧です。
また、依頼の背景を一文添えることで、相手が納得して動きやすくなります。
例：「〇〇プロジェクトの検討資料として参考にさせていただきたく、ご連絡いたしました。」
理由を明示することで、依頼が“納得されるお願い”に変わります。
社外向け資料依頼メールの例文集【フルバージョン付き】
取引先や新規企業など、社外の相手に資料を依頼する際は、言葉遣いと構成の丁寧さが信頼につながります。
この章では、実際にそのまま使えるフルバージョンの例文を紹介します。
それぞれの状況に合わせて調整すれば、誰でも自然で感じの良い依頼メールが書けます。
新規取引先への依頼メール例文（正式ビジネス向け）
初めて依頼をする場合は、自己紹介と依頼目的を明確に伝えることが大切です。
例文①：新規サービス資料の依頼（フルバージョン）
件名：【資料依頼】〇〇サービスの詳細資料送付のお願い
株式会社△△
営業部 □□様
はじめまして。株式会社◇◇の高橋と申します。
このたび、貴社のホームページを拝見し、〇〇サービスに興味を持ちご連絡いたしました。
弊社でも導入を検討しており、サービス概要や料金体系が分かる資料をご送付いただけますでしょうか。
可能であれば、1月20日（金）までにメール添付でお送りいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社◇◇ 営業部
高橋直人
Mail：takahashi@xx.co.jp
Tel：03-1234-5678
―――――――――――――
初回の依頼では「なぜ資料が必要なのか」を一文添えることで、誠実さを伝えられます。
見積依頼を兼ねた資料請求メール例文（数量・納期明記型）
資料と同時に見積をお願いする場合は、条件を明確に書くことでスムーズに進みます。
例文②：製品カタログ＋見積書依頼（フルバージョン）
件名：【依頼】製品カタログおよび見積書送付のお願い
株式会社□□
営業部 △△様
いつもお世話になっております。株式会社××の営業部、山田です。
先日ご案内いただいた新製品の詳細を検討しており、カタログおよび数量100個分の見積書をお送りいただけますでしょうか。
今週金曜日（1月20日）までにご対応いただけると幸いです。
ご多忙の中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社×× 営業部
山田太郎
Mail：yamada@xx.co.jp
Tel：03-9876-5432
―――――――――――――
数量・納期などの条件は数字で明記することがポイントです。
このように具体的に依頼すると、返信までの時間を短縮できます。
セミナー・イベント後の資料依頼メール例文（お礼＋依頼型）
セミナーや説明会のあとに資料を依頼する場合は、まずお礼を述べてからお願いしましょう。
例文③：セミナー資料依頼（フルバージョン）
件名：【お礼兼依頼】〇〇セミナー資料の送付のお願い
〇〇イベント事務局
ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△の佐藤です。
先日開催された〇〇セミナーに参加させていただき、大変参考になりました。
社内共有のため、配布資料（PDFデータ）をお送りいただけますでしょうか。
可能であれば、来週水曜日（1月25日）までにご対応いただけますと助かります。
お忙しい中恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社△△ 人事部
佐藤花子
Mail：sato@xx.co.jp
Tel：03-2222-3333
―――――――――――――
お礼から始めることで、相手に誠実で礼儀正しい印象を与えられます。
依頼文の前に感謝を入れるだけで、印象は大きく変わります。
| ケース | トーンのポイント |
|---|---|
| 新規取引先 | ややフォーマルで、丁寧語を中心に |
| 既存取引先 | ビジネス敬語＋簡潔な表現で十分 |
| イベント主催者 | お礼と依頼のバランスを意識する |
どのシーンでも共通するのは「丁寧で明確な依頼」。
相手が読みやすく理解しやすい文面を意識することで、返信率がぐっと高まります。
社内向け資料依頼メールの例文集【フルバージョン付き】
社内での資料依頼メールは、社外に比べてややカジュアルでも構いません。
ただし、上司や他部署に送る場合は、一定の敬意と明確さを保つことが重要です。
ここでは、社内で使いやすい実用的なメール例文を紹介します。
上司や他部署への資料依頼メール例文（報告・共有目的）
上司に依頼する場合は、目的を簡潔に伝えることが大切です。
長文になると読みづらいため、要点を押さえた短めの構成が理想です。
例文①：上司への資料依頼（フルバージョン）
件名：【依頼】明日会議用の資料共有のお願い
企画部 山田部長
いつもお世話になっております。営業部の高橋です。
明日の定例会議にて使用予定の〇〇資料を共有いただけますでしょうか。
議題2の進行時に参照予定のため、本日中にいただけると助かります。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
営業部 高橋一郎
内線：1234
Mail：takahashi@internal.co.jp
―――――――――――――
社内向けでも「期限」と「目的」を明確にすることで、迅速な対応を得やすくなります。
プロジェクトメンバーへの資料共有依頼メール例文
同じチームメンバーに依頼する場合は、柔らかいトーンで十分です。
ただし、依頼内容をリスト化して分かりやすく伝えると、確認漏れを防げます。
例文②：プロジェクトメンバーへの依頼（フルバージョン）
件名：【共有依頼】〇〇プロジェクト進捗資料の提出について
〇〇プロジェクトメンバー各位
お疲れ様です。マーケティング部の小林です。
次回ミーティング（1月25日予定）に向け、各担当分の進捗資料をご提出ください。
以下の内容を添付形式で、1月23日（月）12時までに送付をお願いします。
- 担当領域の進行状況
- 今後の課題・改善点
- 必要なサポート事項
提出先：kobayashi@internal.co.jp
ご協力ありがとうございます。引き続きよろしくお願いします。
―――――――――――――
マーケティング部 小林美香
内線：5678
Mail：kobayashi@internal.co.jp
―――――――――――――
チーム全体宛ての場合は、「各位」や「全員」などを使い、誰への依頼かを明確にします。
複数部署宛て一括依頼のテンプレート例文
プロジェクト全体で複数の部署から情報を集める場合は、一覧形式で依頼内容を明示しましょう。
そうすることで、各部署が自分の担当範囲をすぐに理解できます。
例文③：複数部署宛ての依頼（フルバージョン）
件名：【依頼】新商品開発に関する資料提供のお願い
総務部・財務部・人事部 各担当者様
お疲れ様です。商品開発部の斉藤です。
新商品開発プロジェクトを進行中につき、下記の資料をご提供いただけますでしょうか。
| 依頼部署 | 依頼内容 |
|---|---|
| 総務部 | 関連法規および規定資料 |
| 財務部 | コスト計算シートおよび見積書 |
| 人事部 | 市場調査・人材稼働計画資料 |
期限：1月27日（金）17時まで
提出先：saito@internal.co.jp
お忙しい中恐縮ですが、期限内でのご対応をお願いいたします。
―――――――――――――
商品開発部 斉藤健太
内線：9999
Mail：saito@internal.co.jp
―――――――――――――
複数部署宛てでは「誰が」「何を」「いつまでに」を明確に。
一覧化することで全員の作業が可視化され、無駄な確認を減らせます。
社内メールでも「丁寧さ」と「分かりやすさ」は成果を左右する要素です。
短文でも礼儀を忘れず、目的がすぐに伝わる依頼文を心がけましょう。
目的別の資料依頼メールテンプレート【コピペOK】
ここでは、ビジネスシーンでよくある「資料依頼」の目的別に使えるテンプレートを紹介します。
すべて件名付き・本文付きのフルバージョンなので、そのままコピー＆調整すればすぐに使えます。
迷ったときはまずここから選べば間違いなしの、実践的なメール例です。
サービス・製品カタログを依頼する例文
新しい取引先やサービス検討時に使える、基本のテンプレートです。
テンプレート①：サービス資料依頼メール（フルバージョン）
件名：【依頼】〇〇サービスに関する資料送付のお願い
株式会社△△
営業部 □□様
いつもお世話になっております。株式会社◇◇の田中と申します。
現在、社内で〇〇サービスの導入を検討しており、詳細がわかる資料をお送りいただけますでしょうか。
可能であれば、来週火曜日（1月23日）までにメール添付にてご送付いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社◇◇ 営業部
田中裕子
Mail：tanaka@xx.co.jp
Tel：03-1111-2222
―――――――――――――
件名に「サービス名」を入れると、開封率と返信率が上がります。
顧客向け提案資料を依頼する例文
社内外のチームメンバーや協力会社に「顧客向け提案資料」を依頼するときのテンプレートです。
要件を明確にし、期限をはっきり書くのがポイントです。
テンプレート②：提案資料依頼メール（フルバージョン）
件名：【依頼】〇〇提案書に関する資料提供のお願い
株式会社△△
マーケティング部 □□様
お世話になっております。株式会社◇◇の営業部、鈴木です。
〇〇様向けの提案書作成にあたり、貴部署でお持ちの関連資料をご提供いただけますでしょうか。
可能であれば、1月25日（木）17時までにご送付いただけますと助かります。
お忙しい中恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社◇◇ 営業部
鈴木真理
Mail：suzuki@xx.co.jp
Tel：03-2222-3333
―――――――――――――
「目的（提案書作成）」を明記すると、依頼の背景が伝わりやすくなります。
調査・統計資料を依頼する例文
マーケティングや企画業務で必要なデータを依頼する場合の例文です。
社内外どちらにも使える構成にしています。
テンプレート③：データ・統計資料依頼メール（フルバージョン）
件名：【資料依頼】市場調査データの送付について
株式会社△△
調査部 □□様
お世話になっております。株式会社◇◇の企画部、佐藤です。
現在進行中の〇〇プロジェクトに関連して、市場調査データおよび統計資料をお送りいただけますでしょうか。
形式はExcelまたはPDFで問題ございません。
1月26日（金）までに共有いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社◇◇ 企画部
佐藤健一
Mail：sato@xx.co.jp
Tel：03-3333-4444
―――――――――――――
依頼内容が複数ある場合は、本文中で箇条書きを活用しましょう。
| 目的 | 件名の作り方 | トーン |
|---|---|---|
| カタログ・サービス紹介 | 【依頼】〇〇サービスの資料送付のお願い | 丁寧・フォーマル |
| 提案資料・社内共有 | 【共有依頼】〇〇提案資料の提供について | ややカジュアル |
| 調査・統計資料 | 【資料依頼】市場データ送付のお願い | 中立・シンプル |
依頼の目的を件名で具体的に表すだけで、相手の理解度が大きく向上します。
テンプレートを自分の状況に合わせて微調整することで、より自然で信頼感のあるメールになります。
件名の付け方で差がつく！開封率を上げるコツ
メールの件名は、相手が最初に目にする“入口”です。
内容がどれだけ丁寧でも、件名が曖昧だと開封されにくくなります。
ここでは、開封率を上げる件名の書き方と、相手別のテンプレートを紹介します。
「【依頼】」を使った件名テンプレート
件名の冒頭に「【依頼】」を入れると、相手が内容を一目で理解できます。
重要なメールだと認識されやすく、返信率アップにも効果的です。
件名テンプレート集（ビジネス全般向け）
| 目的 | 件名の例 |
|---|---|
| 資料請求 | 【依頼】〇〇サービスに関する資料送付のお願い |
| 見積依頼 | 【依頼】見積書および製品カタログ送付のお願い |
| セミナー後 | 【お礼兼依頼】〇〇セミナー資料のご送付について |
| 社内共有 | 【共有依頼】〇〇会議用資料の送付のお願い |
| 再送・確認 | 【再送】先日の資料依頼についてご確認のお願い |
「依頼」＋「内容」＋「期限」を入れると最も効果的です。
例：「【依頼】新商品カタログ資料（1月25日まで）」のように期限を明記すると、相手が優先順位をつけやすくなります。
相手別に変える件名テンプレート集
同じ依頼でも、相手によって適した件名のトーンは変わります。
ビジネス関係を円滑にするためにも、相手の立場に合わせた書き方を意識しましょう。
相手別・件名テンプレート早見表
| 相手 | 件名の例 | トーン |
|---|---|---|
| 上司・社内 | 【依頼】明日会議用の資料共有のお願い | 丁寧＋簡潔 |
| 取引先（既存） | 【資料依頼】〇〇製品に関する最新資料の送付について | 丁寧・ビジネスライク |
| 新規企業 | 【ご依頼】〇〇サービスの詳細資料送付のお願い | ややフォーマル |
| イベント主催者 | 【お礼兼依頼】〇〇セミナー資料の送付のお願い | 礼儀＋柔らかさ |
| 複数部署宛て | 【依頼】新プロジェクトに関する資料提供のお願い | 全体共有向け |
件名の文字数は25〜30文字以内が理想です。
長すぎるとモバイルで切れてしまうため、要点を端的にまとめましょう。
件名作成の3つのコツ
件名を考えるときは、以下の3つのルールを意識すると効果的です。
- ① 目的を明確にする：「何を依頼しているのか」をすぐ理解できるように。
- ② 緊急度・期限を入れる：対応の優先順位を伝えられます。
- ③ 相手の立場に合わせる：上司・顧客・社内など、関係性でトーンを変える。
件名は“メールの顔”。数文字の工夫で、結果が大きく変わります。
次回から送信前に、一度件名を見直す習慣をつけてみましょう。
失敗しないための注意点とNG例
どんなに丁寧に書いたつもりでも、ちょっとした言葉遣いや送信タイミングを誤ると、相手に悪印象を与えてしまうことがあります。
ここでは、資料依頼メールでよくある失敗パターンと、避けるべきNG例を紹介します。
ミスを防ぐことで、相手との信頼関係を守りながらスムーズなやり取りができます。
失礼になりやすい言い回しと改善例
依頼メールでは、語尾や言い回しひとつで印象が大きく変わります。
強い言葉や命令形を避け、相手に選択の余地を残す表現を心がけましょう。
| NG表現 | 改善例 |
|---|---|
| 資料を送ってください。 | 資料をご送付いただけますでしょうか。 |
| 急ぎでお願いします。 | お手数をおかけしますが、〇日までにご対応いただけますと幸いです。 |
| すぐに返信ください。 | ご都合のよいタイミングでご返信いただけますと幸いです。 |
| 資料がまだ届いていません。 | 先日お願いした資料の件で、進捗をお伺いしてもよろしいでしょうか。 |
「〜してください」よりも「〜いただけますでしょうか」を使うことで、柔らかく丁寧な印象になります。
また、「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を入れると、依頼のトーンがより穏やかになります。
送信タイミング・返信待ちのマナー
どんなに良い内容でも、送る時間やタイミングを誤ると逆効果になることがあります。
相手が読みやすく、対応しやすい時間帯を意識しましょう。
| タイミング | ポイント |
|---|---|
| 平日午前（9〜11時） | 業務開始直後で、対応されやすい時間帯。 |
| 平日午後（13〜16時） | 午前対応が落ち着く時間。リマインドにも適しています。 |
| 夜間・休日 | 避けるのが無難。緊急時以外は翌営業日に。 |
また、返信がない場合でも、すぐに催促するのは控えましょう。
少なくとも2〜3営業日は待ち、その後「先日の件、ご確認いただけましたでしょうか」とやんわり再送するのが適切です。
依頼メールは“相手の都合を尊重する姿勢”が信頼を生みます。
添付ファイルや宛先の確認ミスに注意
資料依頼メールでは、宛先やファイル名のミスが起こりやすいです。
特に、複数の相手に同時送信する場合は十分注意しましょう。
- 添付ファイルを忘れて送っていないか。
- 宛先に誤った社名・部署名を入れていないか。
- BCC・CCの使い方が適切か。
送信前の数秒で確認するだけで、トラブルの多くは防げます。
誤送信は最も避けたいミスのひとつ。たった1件でも信頼を損ねる可能性があります。
メールは「送った瞬間に完結する」ものではなく、「届いて初めて意味を持つ」ことを意識しましょう。
相手にとって読みやすく、誤解のないメールを心がけることで、業務全体の質が向上します。
返信がないときのフォローアップメール例文【再送・確認用】
資料依頼メールを送ったのに返事がない場合、再送や確認メールを送るのは気が引けるものです。
しかし、丁寧な言葉で状況を確認すれば、失礼になることはありません。
この章では、返信がないときに使えるフォローアップメールの実例を紹介します。
社外向けのフォローアップ例文
取引先や新規企業など、社外の相手に再度確認する場合は、責めるようなトーンを避けましょう。
「ご確認いただけましたでしょうか」「恐れ入りますが」など、やわらかい表現を使うのがポイントです。
例文①：社外向け・再送メール（フルバージョン）
件名：【再送】〇〇サービス資料のご送付について
株式会社△△
営業部 □□様
いつもお世話になっております。株式会社◇◇の佐藤です。
先日（1月15日）にお送りした、〇〇サービスに関する資料依頼の件でご連絡いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけましたでしょうか。
ご対応が難しい場合や別のご担当者様がいらっしゃる場合は、その旨お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社◇◇ 営業部
佐藤花子
Mail：sato@xx.co.jp
Tel：03-2222-3333
―――――――――――――
「再送」の一言を入れることで、相手がすぐに状況を理解できます。
また、相手を責めるような文面を避けることで、信頼を損なわずに確認ができます。
社内向けの確認メール例文
社内の同僚や他部署へのフォローアップでは、ややカジュアルでも問題ありません。
ただし、再送する理由を明確に伝え、相手が対応しやすいように配慮しましょう。
例文②：社内向け・確認メール（フルバージョン）
件名：【確認】〇〇資料提出の件について
〇〇部 鈴木様
お疲れ様です。マーケティング部の高橋です。
先日ご依頼した〇〇プロジェクト関連資料について、確認のためご連絡しました。
お忙しいところ恐縮ですが、提出予定日など分かりましたらご共有いただけますと助かります。
引き続きよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
マーケティング部 高橋一郎
内線：1234
Mail：takahashi@internal.co.jp
―――――――――――――
社内メールでは、催促よりも“状況確認”の姿勢で伝えることが大切です。
フォローアップのタイミングと注意点
再送や確認メールを送る際は、タイミングにも注意しましょう。
早すぎると急かしている印象を与え、遅すぎると対応が間に合わない場合があります。
| ケース | 送る目安 |
|---|---|
| 通常の依頼メール | 送信から2〜3営業日後 |
| 締切がある依頼 | 期日の前日または当日午前中 |
| 社内共有・進捗確認 | 1〜2営業日後に軽くリマインド |
再送時のポイントは、「再送」「確認」「ご連絡」などのキーワードを件名に必ず入れることです。
これにより、相手が過去のメールをすぐに見つけやすくなります。
フォローアップは“催促”ではなく“丁寧な確認”。
冷静で穏やかなトーンを保つことが、円滑なコミュニケーションの第一歩です。
英語で資料を依頼する場合の例文【海外取引対応】
海外取引やグローバルなプロジェクトでは、英語で資料を依頼する場面も増えます。
この章では、ビジネスメールで使える英語例文と、ポイントを整理します。
英語メールの基本構成と書き方
英語メールも日本語同様、構成が重要です。
基本の流れは以下の通りです。
- ① Greeting（挨拶）
- ② Self-introduction（自己紹介）
- ③ Purpose（依頼内容）
- ④ Deadline/Request details（期限・形式）
- ⑤ Closing & Thanks（締めと感謝）
丁寧な表現や適切な件名を用いることで、相手に信頼感を与えられます。
依頼の英語フレーズ集（件名・本文）
例文①：新規取引先への資料依頼
Subject: Request for Information on 〇〇 Service
Dear Mr. / Ms. △△,
My name is John Smith from ABC Corporation. I am reaching out to request detailed information about your 〇〇 service, as we are considering its implementation.
Could you kindly send us the relevant documentation by Friday, January 20th?
Thank you in advance for your assistance.
Best regards,
John Smith
ABC Corporation
Email: john.smith@abc.com
Tel: +1-234-567-8901
例文②：資料と見積依頼
Subject: Request for Product Catalog and Quotation
Dear Ms. △△,
I hope this email finds you well. We are interested in your latest product lineup and would appreciate it if you could send us both the product catalog and a quotation for 100 units.
Please let us know if it is possible to receive these documents by Wednesday, January 25th.
Thank you for your kind cooperation.
Best regards,
Jane Doe
XYZ Inc.
Email: jane.doe@xyz.com
Tel: +1-987-654-3210
例文③：セミナー資料依頼
Subject: Request for Seminar Materials
Dear Mr. △△,
Thank you for the informative seminar held last week. I would like to request a copy of the presentation slides for internal reference.
We would appreciate it if you could send the materials by next Wednesday, January 25th.
Thank you very much for your support.
Sincerely,
Emily Brown
DEF Corporation
Email: emily.brown@def.com
Tel: +1-555-666-7777
英語で資料依頼する際のポイント
- 件名に「Request」や「Information」などのキーワードを入れる
- 本文は短く、目的と期限を明確にする
- 礼儀正しい表現を使い、命令形は避ける
- 署名に会社名、メール、電話番号を必ず明記する
- 複数の資料や条件がある場合は箇条書きを使うと分かりやすい
英語でも日本語同様、「明確・丁寧・期限の明示」が依頼メール成功のポイントです。
まとめ｜印象の良い資料依頼メールで信頼を築こう
ここまで、資料依頼メールの基本から応用例文、社内外別のフルバージョン例文、英語対応まで幅広く解説してきました。
最後に、印象の良い依頼メールを作成するためのポイントを整理します。
今日から実践できる3つのコツ
- ① 丁寧な挨拶を入れる：初回でも社内でも、最初に一文添えるだけで印象がぐっと良くなります。
- ② 依頼内容と期限を明確にする：何をいつまでに欲しいのかを端的に伝えることで、相手の対応がスムーズになります。
- ③ 感謝の言葉で締める：「お手数ですが」「よろしくお願いいたします」などで文章を締めると、誠実な印象を与えられます。
テンプレートを活用して時短・高品質化
本記事で紹介したフルバージョン例文や目的別テンプレートは、そのままコピーしても、自分用にアレンジしても使えます。
業務効率を上げつつ、相手に好印象を与えるメールを送ることが可能です。
ポイントは「明確さ」と「丁寧さ」。この2点さえ押さえれば、どんな状況でも信頼できる資料依頼メールが作れます。
繰り返し使うことで、社内外問わずメールの品質が安定し、ビジネスコミュニケーションの基盤が強化されます。
ぜひ、例文やテンプレートを活用して、実務で成果を出してください。
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