議事録送付メールの正しい書き方と例文集｜社内・上司・社外別テンプレート付き

会議やミーティングが終わったあとに欠かせないのが「議事録送付メール」です。

しかし、どんな件名にすべきか、どんな言葉で送れば丁寧か、迷う方も多いのではないでしょうか。

この記事では、議事録送付メールの基本構成から、社内・上司・社外向けの具体的な例文までを一挙に解説します。

件名の付け方、添付ファイル名のルール、送信タイミングなど、実務ですぐ使えるコツを多数紹介。

この記事を読めば、誰に送っても失礼のない「信頼されるメール」を自信を持って作成できるようになります。

議事録送付メールとは？目的と役割を理解しよう

この章では、「議事録送付メール」とは何か、その目的や役割について整理していきます。

会議後のメール送付は、単なる連絡作業ではなく、チーム全体の信頼性と効率を支える重要なステップです。

議事録送付メールの基本的な意味と目的

議事録送付メールとは、会議の内容をまとめた議事録を、関係者に共有するためのメールのことです。

単に情報を伝えるだけでなく、会議の内容を正確に整理し、関係者が次の行動に移りやすいようサポートする目的があります。

このメールを適切に送ることで、認識のずれを防ぎ、業務をスムーズに進めることができます。

つまり、議事録送付メールは「チームの合意を明文化し、次のステップを明確にするツール」なのです。

目的	具体的な内容
情報共有	会議の決定事項や確認事項を全員に周知する
進捗確認	担当タスクや次回対応の確認をスムーズに行う
記録保存	後日、内容を参照するための正式な記録として残す

誰に送る？送付先・CC・BCCの正しい使い分け

議事録送付メールは、原則として会議の参加者全員に送付します。

また、会議に参加していないが内容を共有すべき上司や関係部署がある場合は、必要に応じてCCを利用します。

BCCは慎重に扱いましょう。 複数の外部関係者がいる場合など、個人アドレスを公開したくないときに限定して使用します。

以下に送付範囲の考え方をまとめます。

宛先	主な対象	目的
To（宛先）	会議の主要メンバー	議事録を直接確認してもらう
CC	上司・関連部署	情報共有の透明性を確保する
BCC	社外関係者（必要時）	他の宛先を非公開にして共有する

このように、送付先の設定はメールマナーの中でも特に重要な部分です。

「誰に・何のために送るのか」を明確にすることが、信頼されるメール作成の第一歩です。

議事録送付メールの基本構成と書き方のコツ

この章では、議事録送付メールの基本的な書き方や、受け取る相手にわかりやすく伝えるための構成ポイントを紹介します。

テンプレートを覚えておくと、どんな会議後でもすぐに正確なメールを送れるようになります。

メール件名の書き方｜検索しやすく印象の良いタイトル例

件名は、受け取った相手がすぐに内容を把握できるようにすることが大切です。

理想は、「何の会議の議事録か」と「日付」が一目でわかる形にすることです。

また、検索しやすいように「議事録送付」「共有」などのキーワードを入れるのがポイントです。

パターン	件名例	特徴
基本型	【議事録送付】1月19日（月）営業会議	シンプルで検索しやすい
共有型	【会議議事録共有】1月営業戦略ミーティング	チーム共有を意識した表現
依頼型	【確認依頼】1月19日（月）開発会議 議事録送付の件	上司への確認を求めるときに有効

件名は、受信者の立場で「後から検索しやすいか？」を意識して決めましょう。

本文の基本4ステップ（挨拶→本文→添付案内→締め）

本文は、次の4つの流れで書くと分かりやすくなります。

構成	内容	例文
①挨拶	お世話になっている旨を簡潔に伝える	お疲れさまです。〇〇プロジェクトの△△です。
②本文	何の議事録かを明記する	本日実施いたしました〇〇会議の議事録をお送りいたします。
③添付案内	添付ファイル名や形式を明記	議事録を添付いたしましたのでご確認ください。
④締め	次の行動を促す表現	内容に誤りや追記がございましたらお知らせください。

この流れを意識すると、読みやすく丁寧なメールになります。

挨拶が長すぎると読まれにくくなるため、2行以内にまとめるのがポイントです。

添付ファイル名と共有方法のマナー

添付ファイルは、内容を一目で判断できるように、ファイル名を整理しておきましょう。

また、ファイル形式（Word・PDFなど）は社内ルールに合わせて統一します。

形式	ファイル名の例	ポイント
PDF	議事録_営業会議_20260119.pdf	印刷・閲覧しやすい形式
Word	議事録_開発会議_20260119.docx	追記・修正が必要な場合に便利
クラウド	URL共有（例：Googleドライブ）	ファイルサイズが大きいときに有効

メール本文中で「添付しました」と記載しておくと、送信前の添付忘れ防止にも役立ちます。

ファイル名・形式・送信タイミングの3点を意識することで、より信頼感のあるメールになります。

【例文集】議事録送付メールのテンプレート一覧

この章では、実際のビジネスシーンですぐに使える「議事録送付メール」の例文をまとめました。

社内・上司・社外など、送る相手によって文面を少し変えることで、より丁寧で信頼される印象になります。

①社内向け（同僚・チームメンバー）用の例文

同僚やチームメンバーへの送付は、短く分かりやすくまとめるのがポイントです。

日常的に使える、シンプルで実用的なテンプレートを紹介します。

項目	内容
件名	【議事録送付】1月19日（月）営業部ミーティング
本文	営業部の皆さま お疲れさまです。営業部の〇〇です。 本日実施いたしました営業部ミーティングの議事録をお送りいたします。 内容に修正や補足がございましたらご連絡ください。 どうぞよろしくお願いいたします。 【添付ファイル】営業部ミーティング議事録_20260119.pdf

社内メールでは「簡潔・迅速・正確さ」が最も大切です。

②上司・管理職向けの丁寧な例文

上司への送付メールでは、確認依頼や報告の意図を明確に伝えることが重要です。

「ご確認をお願いいたします」「ご指示ください」など、上司が次の行動を取りやすい表現を心がけましょう。

項目	内容
件名	【確認依頼】1月19日（月）開発会議 議事録送付の件
本文	△△部長 お疲れさまです。開発部の〇〇です。 先日の開発会議の議事録をお送りいたします。 ご内容の確認をお願いいたします。 修正点などございましたらご指示をお願いいたします。 何卒よろしくお願いいたします。 【添付】開発会議_議事録_20260119.docx

上司宛のメールでは「報告＋確認依頼」をセットにするのが鉄則です。

③社外取引先・顧客向けの正式メール例

社外の方に送る場合は、社内よりも丁寧な言葉づかいが求められます。

会社名・肩書き・名前を正確に書き、形式的であっても礼儀を重視しましょう。

項目	内容
件名	【議事録共有】1月19日（月）〇〇株式会社様との打ち合わせ
本文	〇〇株式会社　△△様 平素より大変お世話になっております。株式会社□□の〇〇でございます。 先日実施いたしました打ち合わせの議事録をお送り申し上げます。 ご確認のうえ、ご不明な点や補足がございましたらお知らせください。 引き続きよろしくお願いいたします。 【添付ファイル】□□×〇〇_打ち合わせ議事録_20260119.pdf

社外向けでは「敬意・明確さ・抜け漏れ防止」が三大原則です。

④関係者一斉送信時の文面（CC・BCC使用例）

複数部署や複数社に一斉に送る場合は、宛先設定に注意が必要です。

個人情報を守るために、BCCを使うケースもあります。

項目	内容
件名	【共有】1月19日（月）合同会議 議事録送付の件
本文	関係各位 お世話になっております。株式会社□□の〇〇でございます。 1月19日に実施いたしました合同会議の議事録をお送りいたします。 本メールは関係部署の皆さまに一斉送信しておりますため、BCCにてお送りしております。 ご確認のほどよろしくお願いいたします。 【添付ファイル】合同会議_議事録_20260119.pdf

一斉送信では「誰に共有しているか」を明示することで、誤解を防げます。

【フルバージョン例文】完璧な議事録送付メールの書き方

ここでは、実際のビジネス現場でそのまま使える「完成形の議事録送付メール」を3パターン紹介します。

文面構成・トーン・添付表現のすべてを整えた完全版ですので、コピペして使えるテンプレートとして活用できます。

社内報告タイプのフルメール例文

同僚やチームメンバーに送る場合の最適な文面です。

シンプルながらも丁寧さを感じるトーンに整えています。

件名	【議事録送付】1月19日（月）営業部定例ミーティング
本文	営業部の皆さま お疲れさまです。営業部の〇〇です。 1月19日（月）に実施いたしました営業部定例ミーティングの議事録をお送りいたします。 内容に修正や追記がございましたら、ご連絡ください。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 【添付ファイル】営業部定例ミーティング議事録_20260119.pdf

社内報告タイプは「読みやすく・早く・正確に」を意識することで信頼感が増します。

上司報告タイプのフルメール例文

上司や管理職へのメールでは、報告と確認依頼をセットで伝えるのが基本です。

目上の相手に対して失礼のない、落ち着いた表現を使いましょう。

件名	【確認依頼】1月19日（月）開発会議 議事録送付の件
本文	△△部長 お疲れさまです。開発部の〇〇です。 先日の開発会議の議事録をお送りいたします。 お手数ですが、内容のご確認をお願いいたします。 修正点やご指摘事項がございましたらご教示ください。 何卒よろしくお願いいたします。 【添付ファイル】開発会議_議事録_20260119.docx

上司宛のメールでは、「ご確認」「ご教示」など、相手を立てる表現を使うと印象が格段に良くなります。

社外送付タイプのフルメール例文（Word・PDF添付想定）

取引先や顧客に送る場合は、最も丁寧な文体を使うのが鉄則です。

会社名や担当者名を正確に記載し、添付ファイル名にも社名を含めると親切です。

件名	【議事録共有】1月19日（月）〇〇株式会社様との打ち合わせ
本文	〇〇株式会社　△△様 平素より大変お世話になっております。株式会社□□の〇〇でございます。 1月19日（月）に実施いたしました打ち合わせの議事録をお送り申し上げます。 ご確認のうえ、ご不明点や追加事項がございましたらお知らせください。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 【添付ファイル】□□×〇〇_打ち合わせ議事録_20260119.pdf

社外向けでは、礼儀・形式・ファイル名の3点セットを意識することで、プロフェッショナルな印象を与えられます。

いずれのパターンでも、文面の最後に「ご確認をお願いいたします」や「ご指摘ください」といった締めの一言を入れることで、自然な依頼表現になります。

「簡潔・丁寧・即対応」を意識することで、どの相手にも信頼されるメールを送ることができます。

議事録送付メールで信頼される人になるコツ

ここでは、議事録送付メールを「ただの事務連絡」ではなく、「信頼を築くためのツール」に変えるためのコツを紹介します。

小さな気づかいを積み重ねるだけで、受け取る相手の印象が大きく変わります。

送るタイミングの正解と即対応の重要性

議事録送付メールは、会議が終わった直後、できれば「当日中」に送るのが理想です。

会議内容が新しいうちに共有することで、参加者の記憶が鮮明な状態で確認できます。

翌営業日までに送る場合でも、「本日中に送付予定です」など一言連絡しておくと安心です。

送信タイミング	おすすめ理由
会議終了から2〜3時間以内	内容を正確に共有できる
当日中	参加者の記憶が新しいうちに確認できる
翌営業日まで	遅れる場合はフォロー連絡を添える

スピードは信頼の第一条件です。 「早く・正確に・誤りなく」を意識しましょう。

添付忘れ・誤送信を防ぐ簡単チェックリスト

議事録メールで多いミスが「添付忘れ」と「宛先間違い」です。

以下のチェックリストを送信前に見直すことで、失敗を防ぐことができます。

チェック項目	確認内容
①添付ファイル	ファイルが正しく添付されているか確認したか
②ファイル名	日付・会議名が正確に記載されているか
③宛先設定	To・CC・BCCの設定に誤りがないか
④本文内表現	敬称・表現ミスがないか
⑤送信タイミング	相手の勤務時間内に送信しているか

特に宛先設定は慎重に。 一度送ってしまうと取り消しが難しいため、確認のクセをつけましょう。

印象を高める一言フレーズ集

文面の最後に添える一言で、相手に与える印象が大きく変わります。

ここでは、場面別に使える「印象アップフレーズ」を紹介します。

シーン	フレーズ例
社内向け	ご確認のうえ、ご意見などございましたらお知らせください。
上司向け	修正や補足がございましたら、ご指示をお願いいたします。
社外向け	ご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
プロジェクト共有	内容をご確認のうえ、次回ミーティングまでにご対応をお願いいたします。

「丁寧さ」と「前向きな印象」を同時に伝えることで、メールは信頼構築の強力なツールになります。

まとめ｜「議事録送付メール」で仕事の信頼度を上げよう

ここまで、議事録送付メールの目的・構成・例文・マナーについて詳しく解説してきました。

最後に、明日からすぐに実践できる重要ポイントを整理しておきましょう。

要点の振り返りと明日から使える実践ポイント

議事録送付メールをうまく活用することで、チーム全体の連携力が向上し、信頼されるビジネスパーソンとしての印象も高まります。

ポイント	内容
①スピード	会議後できるだけ早く送付する
②明確さ	件名・本文・添付内容を一目で分かるように整理
③丁寧さ	相手や立場に応じて文体・言葉づかいを調整
④正確さ	議事録の内容とファイル名を間違えない
⑤確認依頼	次のアクションにつながる一言を添える

スピード・明確さ・丁寧さ。この3つを意識するだけで、あなたのメールはぐっと信頼されるものになります。

テンプレートを自分仕様にカスタマイズする方法

本記事で紹介した例文はあくまで基本形です。

自分の職場や業種に合わせて、少しずつ表現を変えることで、より自然で効果的なメールになります。

カスタマイズの方向性	工夫例
文体の調整	「お疲れさまです」→「いつもありがとうございます」など
文量の調整	社内向けは簡潔に、社外向けはやや丁寧に
定型文の活用	よく使う挨拶や締めの文をテンプレート登録
チーム共有	部署ごとに共通フォーマットを作成して統一感を出す

「自分らしい丁寧さ」を少し加えるだけで、相手への印象は格段に良くなります。

議事録送付メールは、会議の締めくくりであり、信頼関係をつなぐ大切なツールです。

本記事のテンプレートをベースに、自分のスタイルを確立していきましょう。