上司の指示で社内メールを送るときの正しい書き方と例文集【そのまま使える】

「この内容、○○さんにメールしておいて」と上司から言われたとき、どう書けばよいか迷ったことはありませんか。

上司の名前を出すべきか、自分の言葉で書いていいのかなど、社内メールには意外と多くの判断ポイントがあります。

この記事では、上司の指示で社内メールを送る際の正しい書き方・マナー・例文を、実務に使える形でわかりやすく解説します。

状況別テンプレートから、そのまま使えるフル例文まで網羅しているので、今日から迷わず安心して対応できるようになります。

あなたのメールが、上司にも相手にも信頼される第一歩になります。

上司の指示で社内メールを送る前に知っておきたい基本マナー

上司の指示でメールを送るとき、内容よりも先に意識すべきなのが「マナーと立場の整理」です。

この章では、社内での信頼を損なわずに、スムーズに指示メールを送るための基本ルールを整理します。

上司の意図を正確に理解することが最優先

まず大切なのは、上司がどんな目的でメールを送らせようとしているのかを理解することです。

「連絡」「依頼」「確認」「共有」など、目的によってメールの書き方が少しずつ変わります。

例えば「依頼」なのに事務的な書き方をしてしまうと、受け手に冷たい印象を与えてしまうことがあります。

迷ったら、上司に一度確認を取ることが最も安全です。

確認すべきポイント	例
目的	情報共有・依頼・確認など
送信相手	社内の誰に向けて送るか
トーン	丁寧・カジュアルなど、上司の意図に合った書き方

上司の名前を出すかどうかの判断基準

メールの目的によって、上司の名前を出すかどうかが変わります。

「正式な依頼」や「上司の承認を得た報告」であれば、文中に「○○部長の指示により」と明記しましょう。

一方、単なる情報共有の場合は、自分の名前で送っても問題ありません。

ただし、その際は必ず上司をCCに入れておくことを忘れないようにしましょう。

ケース	上司の名前を出す？
正式な依頼・報告	出す（「○○部長の指示により〜」）
情報共有・軽い連絡	出さない（自分の名前でOK）

社内メールで求められる丁寧さとスピードのバランス

社内メールでは、社外向けほど堅苦しくなくても構いません。

ただし、上司の名前を出して送る場合は、自分のメール＝上司の印象になります。

そのため、文面は常に「丁寧だけど簡潔」を意識しましょう。

長すぎるメールは読み飛ばされ、短すぎるメールは誤解されることがあります。

目安は5〜8行程度で、要点を明確にまとめることです。

ポイント	説明
スピード	指示を受けたら、可能な限り早く対応
トーン	柔らかく丁寧な言葉づかいを意識
構成	要点を短く整理（目的→内容→締め）

この3つの基本を押さえておくことで、どんな社内メールでも落ち着いて対応できるようになります。

次の章では、実際にどのような構成で書けば伝わるかを詳しく見ていきましょう。

上司の指示で送る社内メールの正しい書き方

上司の指示を受けて社内メールを送るときは、内容の正確さと読みやすさが大切です。

この章では、件名の付け方から敬語の使い方まで、実際に使える具体的な書き方のポイントを紹介します。

件名に「目的＋指示者」を含めるコツ

件名は、受信者が一目で内容を理解できるようにするのが理想です。

特に上司の指示によるメールでは、「何の件なのか」と「誰の指示なのか」を明示すると信頼性が高まります。

件名で目的と指示者を両方入れると、開封率が格段に上がります。

状況	件名の例
資料共有	営業会議資料の共有について（田中部長の指示）
依頼	今月の報告データ提出のお願い（田中部長の依頼）
確認	企画案の確認依頼（田中部長の指示）

宛先・CC・BCCの使い分け方

社内メールでは、宛先設定の使い分けを誤ると混乱を招くことがあります。

宛先（To）には、実際に対応が必要な人を入れます。

CCには、内容を共有すべき上司や関係者を入れます。

BCCは社内メールでは基本的に使用しません。

種類	目的	例
To	メールの主な受信者	依頼を受ける相手など
CC	内容を共有する上司・同僚	指示を出した上司など
BCC	非公開で共有（社内では原則NG）	使用しない

社内向け文面の基本構成（冒頭・本文・締め方）

社内メールの文面には、明確な構成を持たせると伝わりやすくなります。

基本の3ステップは「冒頭→本文→締め」です。

パート	書き方のポイント	例文
冒頭	挨拶＋目的を簡潔に	お疲れさまです。総務部の鈴木です。
本文	上司の指示を自然に示しつつ要件を伝える	田中部長の指示により、来週の会議資料を共有いたします。
締め	感謝やフォローの姿勢を示す	ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

これらを組み合わせることで、自然で読みやすいメールになります。

1メールにつき1つの要件に絞ると、相手に伝わりやすくなります。

敬語とトーンを整えるポイント

上司の名前を文中に出すときは、過剰に敬語を使うと不自然になります。

たとえば「田中部長様のご指示により」は、社内では丁寧すぎて違和感があります。

社内では「田中部長の指示により」「田中部長の依頼により」で十分です。

避けたい表現	自然な言い換え
田中部長様のご指示で	田中部長の指示により
田中部長様のご依頼で	田中部長の依頼により

また、文末表現も統一感を持たせましょう。

社内では「お願いいたします」「ご確認ください」などの控えめな表現が好まれます。

「よろしくお願いします」よりも「よろしくお願いいたします」がより丁寧な印象を与えます。

ここまでで、メールの基本構成と文体の整え方を理解できたと思います。

次の章では、実際にすぐ使える具体的な例文をシーン別に紹介します。

【状況別例文集】上司の指示で送る社内メールテンプレート

ここでは、実際の業務シーンを想定したメール例文を紹介します。

どの例文も社内でそのまま使えるように構成しているので、自分の業務内容に合わせて一部を書き換えるだけで使えます。

① 上司の指示で連絡事項を共有する場合

チーム内での情報共有や、上司からの連絡を伝達するときの例文です。

件名	営業部会議の資料共有について（田中部長の指示）
宛先	営業部 各位

お疲れさまです。営業部の鈴木です。

田中部長の指示により、来週の営業部会議で使用する資料を共有いたします。

添付ファイルをご確認のうえ、内容に問題がないかご確認をお願いいたします。

ご不明点がありましたら、私または田中部長までお知らせください。

よろしくお願いいたします。

上司の指示を明示することで、メールの信頼性が高まります。

② 上司の代わりに依頼メールを送る場合

上司から依頼を託された場合の書き方です。

依頼内容・期限・対応方法を明確に示すのがポイントです。

件名	○月分データ提出のお願い（田中部長の依頼）
宛先	管理課 各位

お疲れさまです。総務部の鈴木です。

田中部長の依頼により、○月分の業績データをご提出いただきたくご連絡いたしました。

提出期限は○月○日（水）17時までです。

データは共有フォルダ（\\Share\\Monthly）にアップロードをお願いいたします。

ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

ポイント	説明
期限を明記	日付＋時刻まで具体的に書く
依頼理由を明示	上司の依頼であることを明確にする

③ 上司の確認依頼を伝える場合

上司の意向で他部署に確認を依頼する際のメール例です。

件名	企画書の確認依頼について（田中部長の指示）
宛先	企画課 佐藤様

お疲れさまです。営業部の鈴木です。

田中部長の指示により、添付の企画書内容をご確認いただきたくご連絡いたしました。

修正点などがございましたら、○月○日（月）までにご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

確認依頼メールでは、期限を曖昧にしないことが重要です。

④ 上司の了承を得た内容を共有する場合

上司の承認や了承を得たうえで、チーム全体に情報共有を行うケースです。

件名	○○プロジェクト進行方針について（田中部長了承済み）
宛先	開発チーム 各位

お疲れさまです。総務部の鈴木です。

本件につきまして、田中部長の了承を得ましたので、以下の内容で進めてまいります。

• 進行スケジュール：○月○日〜○月○日
• 担当者：佐藤・鈴木

ご質問などがありましたら、お気軽にお知らせください。

よろしくお願いいたします。

⑤ 上司の代筆として送る場合（慎重さが求められるケース）

上司の代わりに送る場合は、上司本人のメールであるかのような印象を与えすぎないように注意が必要です。

件名	今後の進行スケジュールについて（田中部長の指示）
宛先	開発課 各位

お疲れさまです。総務部の鈴木です。

田中部長の指示により、今後の進行スケジュールについて下記の通りご案内いたします。

• 第一段階：設計レビュー（○月○日）
• 第二段階：実装・テスト（○月○日〜○月○日）

内容にご不明点がございましたら、私までお知らせください。

以上、よろしくお願いいたします。

代筆時は、上司と自分の立場を混同しない書き方が大切です。

ここまでで、社内メールの主要なシーンに対応できるテンプレートを押さえました。

次の章では、これらの応用として「フルバージョン例文」を紹介します。

フルバージョン例文｜そのまま使える完成メール文３選

ここでは、社内で実際に送信できるレベルの「完成版メール例文」を紹介します。

それぞれの例文は構成・敬語・トーンすべて整えられており、名前と内容を差し替えるだけで使えるテンプレートになっています。

【フル例文1】上司の指示で資料共有を送る場合

上司の正式な指示で資料を共有するメールの例文です。

チームや部署への周知連絡に最適です。

件名	営業部会議資料の共有について（田中部長の指示）
宛先	営業部 各位

お疲れさまです。営業部の鈴木です。

田中部長の指示により、来週の営業部会議で使用する資料を共有いたします。

添付ファイルをご確認のうえ、内容に問題がないか各自ご確認をお願いいたします。

修正や追記のご要望がありましたら、○月○日（月）までにご連絡ください。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

共有メールは、目的・期限・上司名の3点を入れると分かりやすくなります。

【フル例文2】上司の代わりにデータ提出を依頼する場合

依頼メールでは「いつまでに・何を・どう提出するか」を明確にするのがコツです。

件名	○月分報告データ提出のお願い（田中部長の依頼）
宛先	経理課 各位

お疲れさまです。総務部の鈴木です。

田中部長の依頼により、○月分の報告データをご提出いただきたくご連絡いたしました。

提出期限は○月○日（水）17時です。

データは共有フォルダ（\\Share\\Report\\2026）にアップロードをお願いいたします。

内容に不明点がございましたら、私までお知らせください。

ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

ポイント	具体例
期限	○月○日（水）17時など明確に指定
提出方法	「共有フォルダ」「添付」「フォーム」など具体的に
対応者	「私まで」「担当者まで」などを明示

【フル例文3】上司了承済みの進捗報告を全体に送る場合

チーム全体に上司の了承を得た報告を共有するパターンです。

プロジェクトの節目やタスク完了時に役立ちます。

件名	○○プロジェクト進捗報告（田中部長了承済み）
宛先	開発チーム 各位

お疲れさまです。開発部の鈴木です。

本件につきまして、田中部長の了承を得ましたので、以下の内容で進行いたします。

• スケジュール：○月○日〜○月○日
• 担当者：佐藤・鈴木
• 次回ミーティング：○月○日（木）10:00〜

追加の確認事項がありましたら、お知らせください。

よろしくお願いいたします。

「了承済み」と明記することで、報告メールに信頼性と安心感を与えられます。

以上の3つのフル例文を覚えておけば、多くの業務シーンで柔軟に対応できます。

次の章では、よくある表現ミスを避けるための「言い換えフレーズ」を紹介します。

「上司の指示で送ります」はNG？印象をよくする言い換え表現

上司の指示でメールを送るとき、つい使ってしまいがちなのが「上司の指示で送ります」という表現です。

一見正しく見えますが、社内コミュニケーションでは少し堅すぎたり、事務的な印象を与えることがあります。

ここでは、より柔らかく丁寧に伝わる言い換えフレーズを紹介します。

直接的な表現が冷たく感じる理由

「上司の指示で送ります」は、間違いではありません。

しかし、受け取る側によっては「自分の責任ではありません」と突き放したような印象を持たれることがあります。

社内メールでは、立場を強調するよりも「協力・共有の姿勢」を感じさせる表現が好印象です。

“伝えるトーン”を少し和らげるだけで、相手の受け取り方が変わります。

やや硬い言い方	印象のよい言い換え
上司の指示で送ります。	○○部長の指示によりご連絡いたしました。
上司の依頼でお送りします。	○○部長の依頼により共有させていただきます。
上司に言われて送っています。	○○部長の了承のもと、ご案内申し上げます。

柔らかく伝わる言い換え表現まとめ

状況ごとに使い分けられる、自然で丁寧な表現をいくつか紹介します。

• 「○○部長のご確認を経て、ご連絡いたしました。」
• 「○○部長の承認を得て、共有させていただきます。」
• 「○○部長のご指示を受け、情報を展開いたします。」
• 「○○部長の依頼により、本メールをお送りしております。」

これらの表現は、伝達の目的を明確にしつつも、角の取れた印象を与えることができます。

とくに「共有」「ご案内」「展開」などの語を使うと、社内向けでも柔らかく感じられます。

代筆メールの敬語マナー

上司に代わってメールを送る場合、「上司を敬う敬語」は不要です。

たとえば「○○部長様のご指示で」と書くのは社内では不自然になります。

社内の上司は「外部の相手」ではないため、「○○部長の指示により」で十分丁寧です。

また、社内では相手も同じ組織の一員なので、文全体のトーンは「敬意＋フラットさ」がちょうどよいバランスです。

避けたい表現	自然な表現
○○部長様のご依頼で	○○部長の依頼により
○○部長様のご指示を受け	○○部長の指示により

表現の丁寧さを少し調整するだけで、社内全体で好印象を与えるメールになります。

「誰の意向なのか」を伝えつつ、「自分の言葉で丁寧に届ける」ことが重要です。

次の章では、実際に送信する前に見落としがちなチェックポイントを整理します。

送信前の最終チェックリスト

上司の指示でメールを送るときは、内容そのものよりも「送信前の確認」が重要です。

一度送信してしまうと取り消せないため、最後のチェックを怠らないようにしましょう。

誤送信・添付ミスを防ぐポイント

社内メールで最も多いミスが、誤送信や添付漏れです。

特に「上司の名前を出す」メールでは、誤送信がそのまま上司の印象にもつながります。

送信前に、以下のチェックをルーティン化しておくのがおすすめです。

チェック項目	確認内容
宛先	To・CCが正しいか、不要な人が含まれていないか
添付ファイル	正しいファイルが添付されているか、容量が大きすぎないか
ファイル名	「資料.pdf」など曖昧な名前は避け、日付・件名を含める

送信ボタンを押す前に10秒だけ見直すだけで、ほとんどのトラブルは防げます。

件名・署名・トーンを最終確認

件名が長すぎたり抽象的だと、相手に内容が伝わりにくくなります。

また、署名が抜けていると社内でも「誰からのメールかわからない」ことがあります。

項目	チェック例
件名	内容が一目でわかるか？（例：○○の件／○○部長の指示）
署名	部署名・氏名・内線番号などが記載されているか？
文体	敬語の使い方・語尾が統一されているか？

また、社内メールでは過度に改まった表現は不要です。

フレンドリーすぎず、適度にフォーマルな文体を意識しましょう。

送信後の報告・フォローアップの仕方

上司からの指示で送ったメールは、送信後に一言報告しておくと印象が良くなります。

口頭でもチャットでも構いません。

「先ほど、○○の件についてメールを送信いたしました。」と簡単に伝えるだけで十分です。

報告の例	使用タイミング
「○○の件、送信完了しました。」	即時報告したい場合
「内容についてご確認いただけますでしょうか。」	確認を依頼する場合
「受信者からの返信を確認次第ご報告いたします。」	フォローアップを予告する場合

小さな報告でも、「責任を持って対応している」という信頼につながります。

メールを送って終わりではなく、その後のフォローまでが仕事の一部です。

次の章では、この記事全体のポイントを振り返り、上司の指示メールをスムーズにこなすコツをまとめます。

まとめ｜上司の指示メールは「信頼と誠実さ」を伝えるツール

上司の指示で社内メールを送るときは、単なる「代行業務」ではなく、自分と上司、そしてチーム全体の信頼をつなぐ大切な役割があります。

この記事で紹介したポイントをおさえれば、どんなシーンでも落ち着いて対応できるようになります。

チェックポイント	意識すべきこと
上司の意図を理解	なぜそのメールを送るのかを明確にする
文面構成	目的→要件→締めの順でシンプルに
上司の名前	出す・出さないをケースごとに判断
敬語とトーン	堅すぎず、誠実で柔らかい表現に	チェック	宛先・添付・件名を必ず最終確認する
フォロー	送信後の報告・共有までを丁寧に行う

上司の指示を受けて送るメールは、「組織全体の信頼を守る行動」でもあります。

形式を守るだけでなく、相手への配慮や伝え方の柔らかさを意識することで、よりスムーズで温かいコミュニケーションが生まれます。

正確さ・丁寧さ・共有意識の3つを意識すれば、上司にも相手にも信頼されるメールが書けます。